S.01
„Datei wird von einem anderen Benutzer bearbeitet“
Zwei Leute wollen gleichzeitig ran, einer bekommt nur Lesezugriff. Also wird eine Kopie gemacht — und ab da gibt es zwei Wahrheiten.
Excel ablösen · Access-Datenbank ablösen · MehrbenutzerDie Tabelle ist nicht das Problem.
Dass es fünf Kopien gibt, schon.
Eine Excel-Mappe, die über Jahre gewachsen ist, oder eine Access-Datenbank auf dem Netzlaufwerk: Beide haben lange gute Dienste geleistet. Eng wird es erst, wenn mehrere Leute gleichzeitig hineinmüssen, wenn personenbezogene Daten darin stehen — oder wenn niemand mehr weiß, welche Fassung gilt.
Links das, was heute da ist. Rechts derselbe Inhalt — nur mit einem Unterbau darunter, der Rollen, Historie und Sicherung mitbringt.
Anzeichen
Woran ihr merkt, dass die Tabelle nicht mehr trägt
Kein einzelner Punkt ist für sich ein Grund umzusteigen. Wenn aber vier oder mehr davon zutreffen, arbeitet ihr längst gegen die Datei statt mit ihr.
S.02
Dateinamen mit _final_v3_NEU
Wenn der Dateiname die Versionsverwaltung übernimmt, ist die Versionsverwaltung schon gescheitert. Niemand kann sicher sagen, welche Fassung gilt.
S.03
Niemand weiß, wer was geändert hat
Ein Wert stimmt nicht mehr. Wann er sich geändert hat und durch wen, lässt sich nicht mehr feststellen — es gibt keine Historie.
S.04
Eine Formel, die nur einer versteht
Gewachsen über Jahre, verschachtelt, undokumentiert. Der, der sie gebaut hat, ist im Ruhestand oder im anderen Betrieb.
S.05
Alle sehen alles
In derselben Mappe stehen Löhne, Einkaufspreise und Kundendaten. Wer die Datei öffnen darf, sieht alles davon. Rechte gibt es auf Dateiebene, nicht auf Zeilenebene.
S.06
Die Access-Datenbank auf dem Netzlaufwerk
Läuft seit fünfzehn Jahren, stürzt gelegentlich ab, und niemand traut sich an das eingebaute VBA. Bei jedem Office-Update wird gehofft, dass sie noch startet.
S.07
Gesichert wird, was zufällig mitläuft
Die Datei liegt in einem Ordner, der irgendwann einmal in die Sicherung aufgenommen wurde. Ob sie noch drin ist und ob eine Wiederherstellung funktioniert, hat lange niemand geprüft.
S.08
Vom Handy geht gar nichts
Wer auf der Baustelle oder unterwegs etwas nachsehen will, ruft in der Verwaltung an. Die Tabelle ist nur am Schreibtisch nutzbar.
Ehrlich gesagt
Wann ihr die Tabelle behalten solltet
Nicht jede Tabelle gehört abgelöst. Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, und es zu ersetzen kostet Geld, das sich nicht immer zurückverdient. In diesen Fällen raten wir ab:
- Nur eine Person pflegt die Datei, und das bleibt auch so.
- Es stehen keine personenbezogenen Daten drin.
- Die Tabelle rechnet vor allem, statt Vorgänge zu verwalten.
- Sie wird ein paarmal im Jahr gebraucht, nicht täglich.
- Es gibt kein Problem, das ihr benennen könnt — außer dass Tabellen altmodisch wirken.
Wenn das auf euch zutrifft, sagen wir das im Erstgespräch — und ihr habt euch den Rest gespart.
Umbau
Was an die Stelle der Datei tritt
VorherKopien und Dateistände
NachherEin Datenbestand, an dem alle gleichzeitig arbeiten. Es gibt nur eine Fassung, weil es keine Dateien mehr gibt.
VorherRechte auf Dateiebene
NachherRollen: Wer Löhne sehen darf, sieht Löhne. Wer nur Aufträge erfassen soll, sieht nur Aufträge.
VorherKeine Historie
NachherNachvollziehbar, wer wann was geändert hat.
VorherSicherung nach Zufall
NachherTägliche Sicherung, aufbewahrt und wiederherstellbar.
VorherNur am Schreibtisch
NachherIm Browser, auch auf dem Handy — unter eurer eigenen Adresse.
VorherFormeln, die einer versteht
NachherAbläufe, die aufgeschrieben und gepflegt sind. Fällt jemand aus, steht der Betrieb nicht.
Ablauf
In vier Schritten von der Datei zur Anwendung
- 0145 Minuten · kostenlos
Tabelle ansehen
Schick uns die Datei oder einen Auszug davon. Wir sehen uns an, was darin steckt, welche Spalten wirklich benutzt werden und wo die Doppelarbeit entsteht.
- 02ca. 1 Woche
Befund und Festpreis
Du bekommst schriftlich, was übernommen wird, was neu entsteht und was es kostet. Wenn die Tabelle bleiben soll, steht das genauso drin.
- 034 bis 8 Wochen
Übernahme und Aufbau
Bestehende Daten werden übernommen — bei Excel aus der Mappe, bei Access aus den Tabellen. Danach Rollen anlegen und das Modul bauen, das eure Abläufe abbildet.
- 04monatlich
Betrieb
Es läuft. Die alte Datei bleibt als Archiv liegen, bis ihr sicher seid, dass ihr sie nicht mehr braucht.
Preis
Was die Ablösung kostet
Die Datenübernahme aus Excel oder Access ist Teil der Einrichtung und im Festpreis enthalten. Was in eurem Fall gilt, steht nach dem Erstgespräch schriftlich fest.
Einmalig · Einrichtung
ab 2.400 €
Monatlich · Betrieb
ab 390 €/Monat
Alle Preise zzgl. Umsatzsteuer. Was enthalten ist, steht auf derPreisübersicht der Startseite.
Prüfstand
Lohnt sich die Ablösung eurer Tabelle?
Fünf Fragen — und wenn du magst, die Datei selbst. Sie wird nur in deinem Browser angesehen, nichts wird hochgeladen.
Das Ergebnis ist eine Einschätzung, kein Angebot. Es ersetzt kein Gespräch — es soll dir nur ersparen, eines zu führen, das sich nicht lohnt.
Von mir
Warum ich manchmal abrate
Ich bin Stefan Franz und betreibe die Gestaltungsbude in Pfeffenhausen. Ich habe genug Tabellen gesehen, die seit fünfzehn Jahren laufen und keinen einzigen Tag Ärger gemacht haben.
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug. Es zu ersetzen, weil es altmodisch wirkt, kostet Geld und bringt nichts. Eng wird es an drei Stellen: wenn mehrere gleichzeitig ranmüssen, wenn personenbezogene Daten drinstehen und wenn niemand mehr versteht, wie die Datei aufgebaut ist.
Deshalb schaue ich mir erst an, was ihr habt. Wenn die Tabelle bleiben soll, steht das genauso im Befund wie das Gegenteil — das kostet mich ein Angebot und euch nichts.
Fragen
Häufige Fragen zur Ablösung von Excel und Access
Wann lohnt es sich, Excel abzulösen?
Sobald mehrere Leute dieselbe Tabelle pflegen, personenbezogene Daten darin stehen oder ein Ausfall der Datei den Betrieb aufhält. Solange nur eine Person damit arbeitet und keine sensiblen Daten drin sind, ist Excel oft die richtige Wahl — und der Wechsel wäre Geldverschwendung.
Können mehrere gleichzeitig in einer Excel-Datei arbeiten?
Über die Online-Fassungen von Microsoft 365 eingeschränkt ja, aber mit Einbußen bei Formeln und Verknüpfungen — und ohne Rollen, ohne Historie, ohne Rechte auf Zeilenebene. Genau an diesen drei Punkten scheitert es in der Praxis meistens.
Was passiert mit unseren bestehenden Daten?
Sie werden übernommen. Bei Excel aus der Mappe, bei Access direkt aus den Tabellen. Die Datenübernahme ist Teil der Einrichtung und im Festpreis enthalten. Die alte Datei bleibt euch erhalten.
Unsere Access-Datenbank läuft doch noch — warum jetzt?
Weil sich der Zeitpunkt selten aussucht. Access-Anwendungen kippen meist nicht langsam, sondern bei einem Office-Update auf einmal. Wenn niemand mehr im Haus das eingebaute VBA versteht, ist das der Moment, in dem eine geplante Ablösung deutlich billiger ist als eine überstürzte.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Meist fängt man mit der einen Liste an, die am meisten wehtut, und lässt den Rest zunächst, wo er ist. Weitere Module kommen später dazu — jedes vorab zum Festpreis.
Was kostet die Ablösung?
Die Einrichtung beginnt bei 2.400 € einmalig, der Betrieb bei 390 € im Monat, jeweils zzgl. Umsatzsteuer. Keine Nutzerlizenzen. Was in eurem Fall gilt, steht nach dem Erstgespräch als Festpreis fest.
Verlieren wir die Flexibilität von Excel?
Ein Stück weit ja, und das ist der ehrliche Preis. In einer Tabelle kann jeder jederzeit eine Spalte danebenschreiben. In einer Anwendung geht das nicht mehr ohne Änderung. Genau das ist der Grund, warum die Daten sauber bleiben — aber es ist eine Umstellung, und wer viel spontan rechnet, sollte das wissen.
Nächster Schritt
Schick uns die Datei — wir sagen dir, ob sich der Umbau lohnt
Auch ein Auszug reicht. In 45 Minuten weißt du, was übernommen werden kann, was es kostet — oder dass die Tabelle bleiben soll.
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