Verteilt
Die Mitgliederliste pflegt der Kassier, die Kursliste die Abteilungsleitung, die Geräteliste der Zeugwart. Drei Dateien, drei Stände, kein gemeinsamer.
Vereinsverwaltung · Verbandssoftware · MitgliederdatenDas Ehrenamt wechselt.
Die Daten müssen bleiben.
Mitgliederliste beim Kassier, Kursliste bei der Abteilungsleitung, Geräteliste beim Zeugwart — jede in einer eigenen Datei, jede auf einem privaten Rechner. Solange alle bleiben, geht das gut. Stackwerk legt darunter einen gemeinsamen Unterbau: eine Instanz für den Verband, getrennte Bereiche je Abteilung, Zugänge statt weitergereichter Dateien.
Ein Betrieb bekommt eine Instanz für sich. Ein Verband bekommt eine Instanz für alle — mit einem eigenen Bereich je Verein, Abteilung oder Standort.
Ausgangslage
Woran es in fast jedem Verband hängt
Ehrenamtlich
Wer die Liste führt, macht das neben Beruf und Familie. Fällt die Person aus, weiß niemand, wo die aktuelle Fassung liegt.
Ungeklärt
Mitgliederdaten liegen auf privaten Rechnern und in privaten Postfächern. Rechtlich ist das heikel, und ansprechen mag es keiner.
Kern
Was ein Verband anders braucht als ein Betrieb
V.01
Abteilungen, Vereine, Standorte
Eine Instanz für den ganzen Verband, darin getrennte Bereiche je Abteilung, Verein oder Standort. Jeder sieht seinen Bereich, die Geschäftsstelle sieht alles.
V.02
Rollen statt Zuruf
Vorstand, Geschäftsstelle, Abteilungsleitung, Kassier, Übungsleitung — wer was sehen und ändern darf, steht fest. Auch Vertretungen und befristete Zugänge.
V.03
Wechsel im Ehrenamt
Scheidet jemand aus, wird der Zugang entzogen, nicht die Datei weitergereicht. Die Daten bleiben da, wo sie hingehören — im Verband, nicht auf einem privaten Rechner.
V.04
Anmeldung ohne zweites Passwort
Wer ein Microsoft-365-Konto hat, meldet sich damit an. Alle anderen bekommen einen Anmeldelink per Mail — für Ehrenamtliche, die sich kein weiteres Passwort merken wollen.
V.05
Mitgliederdaten mit Rechtsgrundlage
Server in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierte technische Maßnahmen, Löschfristen. Das, was ein privates Notebook nie liefern kann.
V.06
Anschluss an das, was schon läuft
Über Webhooks und eine dokumentierte Schnittstelle hängt ihr Newsletter, Buchhaltung oder ein bestehendes Verbandsprogramm an.
Module
Was schon läuft — und was gebaut wird
Zwei dieser Module sind aus Verbandsarbeit entstanden und laufen bereits im Einsatz. Wir schreiben dazu, was noch nicht existiert, statt es wie Bestand aussehen zu lassen.
Kurse und Lehrgänge
in ArbeitTermine, Plätze, Warteliste, Absagen, Teilnehmerlisten zum Ausdrucken. Der Klassiker bei jedem Verband mit Aus- und Fortbildung.
Gerätebörse
im EinsatzVereine oder Standorte stellen ein, was sie abgeben wollen. Die Geschäftsstelle moderiert, bevor etwas sichtbar wird.
Geräteverleih
im EinsatzWer hat welches Gerät, seit wann, bis wann. Mit Kaution und Rückgabeerinnerung — für Verbandsmaterial, das zwischen Vereinen wandert.
Mitglieder und Funktionen
wird gebautEine eigene Mitgliederverwaltung entsteht als Modul nach eurem Zuschnitt — Beitragsgruppen, Funktionen, Ehrungen, Meldewesen unterscheiden sich von Verband zu Verband zu stark für eine Schablone.
Die unangenehme Frage
Wo liegen eure Mitgliederdaten gerade wirklich?
Meist auf privaten Notebooks, in privaten Postfächern und in Tabellen, die per Mail durch den Vorstand wandern. Der Verein bleibt dafür verantwortlich — auch dann, wenn die Person ehrenamtlich arbeitet und es gut meint.
Eine eigene Instanz ändert daran das Entscheidende: Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierte technische Maßnahmen, Rollen und Löschfristen. Beim Wechsel im Ehrenamt wird ein Zugang entzogen — es wandert keine Datei mehr weiter.
Das ist keine Rechtsberatung, und es nimmt euch die eigene Prüfung nicht ab. Es beseitigt aber die Lücke, die sich technisch am schwersten schließen lässt.
Ablauf
In vier Schritten zur gemeinsamen Instanz
- 0145 Minuten · kostenlos
Erstgespräch
Wir schauen uns an, welche Listen es bei euch gibt, wer sie führt und wo es hakt. Und ob Stackwerk dafür der richtige Weg ist — wenn nicht, sagen wir das.
- 02ca. 1 Woche
Konzept und Festpreis
Ihr bekommt schriftlich, welche Module gebaut werden und was Einrichtung und Betrieb kosten. In einer Form, die sich einem Vorstand oder einer Mitgliederversammlung vorlegen lässt.
- 034 bis 8 Wochen
Aufbau
Instanz einrichten, bestehende Listen übernehmen, Rollen für Vorstand und Abteilungen anlegen, Module bauen. Ab der zweiten Woche testet ihr mit.
- 04monatlich
Betrieb
Es läuft unter eurer eigenen Adresse. Updates, Sicherung und Support sind drin. Beim nächsten Wechsel im Ehrenamt ändert sich nur ein Zugang.
Preis
Was es kostet — unabhängig von der Zahl der Ehrenamtlichen
Es gibt keine Nutzerlizenzen. Ob zehn oder dreihundert Ehrenamtliche Zugang haben, ändert am Preis nichts — für einen Verband ist das meist der entscheidende Unterschied zu Software, die pro Kopf abrechnet.
Einmalig · Einrichtung
ab 2.400 €
Monatlich · Betrieb
ab 390 €/Monat
Alle Preise zzgl. Umsatzsteuer. Was enthalten ist, steht auf derPreisübersicht der Startseite.
Prüfstand
Lohnt sich eine gemeinsame Instanz für euch?
Fünf Fragen aus dem Vereinsalltag. Für einen kleinen Verein mit einer Liste lohnt es sich meist nicht — das sagt der Prüfstand dann auch.
Das Ergebnis ist eine Einschätzung, kein Angebot. Es ersetzt kein Gespräch — es soll dir nur ersparen, eines zu führen, das sich nicht lohnt.
Von mir
Warum ich Verbände verstehe
Ich bin Stefan Franz und betreibe die Gestaltungsbude in Pfeffenhausen. Ich rede über Vereine nicht als Dienstleister, der mal ein Projekt gemacht hat — ich stehe selbst drin. Und ja, gelegentlich auch kopfüber.
Ich war lange Jahre Vereinsvorstand, habe die Vereinsmanager-Lizenz B und Trainerlizenzen, stehe bis heute selbst als Trainer in der Halle und betreue rund 20 Webseiten für Vereine, Sport und Ehrenamt. Daneben arbeite ich seit Jahren an der Digitalisierung eines Sportverbands.
Zwei der Module, die es in Stackwerk heute gibt, sind genau dort entstanden: die Kursverwaltung mit Warteliste und Teilnehmerlisten und die Gerätebörse mit Moderation. Nicht am Reißbrett, sondern weil es gebraucht wurde.
Was ich dabei gelernt habe: Im Ehrenamt scheitert Software nicht an Funktionen, sondern an Übergaben. Wenn beim Wechsel eine Datei weitergereicht wird, geht irgendwann eine verloren. Deshalb gibt es bei Stackwerk Zugänge statt Dateien — und deshalb weiß ich, wie eine Vorstandssitzung abläuft, in der so etwas beschlossen werden muss.
- Langjähriger Vereinsvorstand
- Vereinsmanager-Lizenz B
- Trainerlizenzen, aktiv als Trainer
- Rund 20 betreute Webseiten für Vereine, Sport und Ehrenamt
Fragen
Häufige Fragen aus Vereinen und Verbänden
Ersetzt das unsere Mitgliederverwaltung?
Nur wenn ihr das wollt. Stackwerk kann die Mitgliederverwaltung als eigenes Modul abbilden — es kann aber genauso daneben laufen und über die Schnittstelle an ein bestehendes Verbandsprogramm andocken. Was sinnvoller ist, hängt davon ab, wie gut euer jetziges System die Beitragsabrechnung erledigt.
Was kostet Software für einen Verein?
Die Einrichtung beginnt bei 2.400 € einmalig, der Betrieb bei 390 € im Monat, jeweils zzgl. Umsatzsteuer. Die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt — ob zehn oder dreihundert Ehrenamtliche Zugang haben, ändert am Preis nichts. Für kleine Vereine ist das viel; für Verbände mit mehreren Abteilungen liegt es meist unter dem, was heute an Arbeitszeit verlorengeht.
Dürfen Mitgliederdaten auf privaten Rechnern liegen?
In aller Regel nicht. Der Verein bleibt für die Daten seiner Mitglieder verantwortlich, auch wenn ein Ehrenamtlicher sie auf seinem eigenen Notebook pflegt. Ohne Zugriffsschutz, Löschkonzept und dokumentierte Maßnahmen ist das schwer zu rechtfertigen. Genau diese Lücke schließt eine eigene Instanz mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Was passiert, wenn der Vorstand wechselt?
Zugänge werden entzogen und neu vergeben, die Daten bleiben unverändert im System. Das ist der Unterschied zu einer Datei, die weitergereicht wird — und der Punkt, an dem in Vereinen am häufigsten etwas verlorengeht.
Können mehrere Vereine eine gemeinsame Instanz nutzen?
Ja. Ein Verband kann seine Vereine oder Abteilungen als getrennte Bereiche in einer Instanz führen. Jeder sieht seinen Bereich, die Geschäftsstelle sieht alles. Eigenständige Vereine ohne gemeinsamen Dachverband bekommen dagegen besser je eine eigene Instanz.
Wir haben niemanden für Technik — geht das?
Das ist im Ehrenamt der Normalfall. Hosting, Sicherung, Updates und Support liegen bei uns. Ihr braucht eine Ansprechperson für Rückfragen, keine IT.
Wie lange dauert die Entscheidung bei uns im Gremium?
Länger als bei einem Betrieb, das wissen wir. Deshalb bekommt ihr das Konzept in einer Form, die sich vorlegen lässt: fester Preis, klarer Umfang, keine laufenden Überraschungen. Wir setzen kein Ablaufdatum darunter.
Nächster Schritt
Bringt die Liste mit, die beim letzten Wechsel fast verlorengegangen wäre
In 45 Minuten sehen wir, ob sich eine gemeinsame Instanz für euch lohnt — und ihr bekommt etwas, das sich im Vorstand vorlegen lässt.
Stackwerk ist ein Produkt der Gestaltungsbude GmbH aus Pfeffenhausen.Zur Übersicht über Stackwerk